روش مدیریت زمان جزو یکی از عوامل بسیار مهم و تاثیرگذار در پیشبرد اهداف می باشد. با مدیریت زمان شما می توانید زمان خود را تقسیم بندی کرده و آن را به فعالیت های مهم اختصاص دهید. مدیریت زمان سبب می شود که از وقت خود به بهترین شکل استفاده کرده و آن را تقسیم بندی کنید. مدیریت زمان سبب می شود تا شما بتوانید برنامه ها و پروژه های مختلف را به بهترین نحو ممکن پیش برده و در بازه زمانی مشخص شده تحویل دهید. شما در مدیریت زمان می توانید فعالیت های مهم را انتخاب کرده و با توجه به تقسیم بندی که کردید زمان مناسب را به هر کدام از فعالیت ها بر اساس اولویتشان اختصاص دهید. شما با روش مدیریت زمان می توانید مشخص کنید کدام کار را زودتر و کدام کار را دیرتر انجام دهید. روش مدیریت زمان در زندگی شخصی و در سازمان های بزرگ نیز کاربرد بالایی دارد.
بررسی تاریخچه مدیریت زمان
روش مدیریت زمان دارای یک تاریخچه و پیشینه می باشد که در دل کسب و کار و تجارت نهفته است. در قرن نوزدهم و با ظهور انقلاب صنعتی، صنعت و کارخانه ها رشد چشمگیری پیدا کردند. به همین دلیل استفاده از مدیریت زمان نسبت به زمان های گذشته بسیار افزایش یافت. برخلاف کار هایی مانند کشاورزی سنتی کار کردن در کارخانه اهمیت زیادی پیدا کرد. همچنین نظم و دقت در این کار جزو امور بسیار مهم تلقی شد. در سال ۱۹۱۱ تیلور یک سری اصول علمی مدیریت را عنوان کرد. مهمترین اصولی که در تئوری تیلور قرار داشت افزایش بهره وری کارگران بود. تیلور بر روی مشاهده کار، پیدا کردن بهترین روش ها برای انجام کار مورد نظر، تقسیم و مدیریت وظایف تاکید زیادی داشت.
موارد مهم در مدیریت زمان
موارد مهمی در برنامه ریزی و روش مدیریت زمان وجود دارند. یکی از این موارد برنامه ریزی موثر است. برای داشتن برنامه ریزی موثر بهتر است کار های روزانه خود را نوشته و در لیست مربوطه یادداشت کنید. فعالیت مهمی که باید در یک روز به آن ها بپردازید و انجام دهید را مشخص کنید تا در اول هر روز بدانید چه کاری برای انجام دادن دارید. کار‌هایی که دارای اولویت هستند باید زودتر انجام شوند. اما کار هایی که اولویت ندارند را می توانید در روز های دیگر نیز انجام دهید. در نظر داشته باشید تا زمانی که اولویت خود را انجام ندادید نباید به هیچ کار دیگری بپردازید. مشخص کردن هدف یکی از ابزار های دیگر در روش مدیریت زمان می باشد.
سازمانی که هدف ندارد مانند یک کشتی گمشده در یک دریای بسیار بزرگ می باشد. پس بهتر است اهداف خود را مشخص کرده و از دست یافتنی بودن آن ها مطمئن شوید. مشخص کردن یک مهلت نیز یکی از ابزار های دیگر در روش مدیریت زمان می باشد. شما تا قبل از پایان مهلت خود باید کارهای تان را به اتمام برسانید. شما باید مالکیت کار را در دستان خود داشته باشید و بتوانید برای آن یک زمان مشخص کنید. به این صورت می توانید تمام کار ها را در برنامه ریزی مشخص شده انجام دهید و به موفقیت برسید. یک نکته دیگری که باید در مدیریت زمان به آن دقت کنید اصول نه گفتن است. شما نباید همه کار ها را به تنهایی انجام دهید. باید تقسیم وظایف را به درستی انجام داده تا بتوانید به اهداف خود برسید.
تکنیک های مدیریت زمان
در روش مدیریت زمان سه تکنیک وجود دارند که شما با استفاده از این تکنیک ها می توانید این مبحث را به صورت کامل فرا بگیرید و اجرا کنید. یکی از سه تکنیک مدیریت زمان تهیه کردن یک فهرست روزانه است. کار هایی که دارای اولویت بیشتر هستند را در این فهرست قرار دهید. به این صورت می توانید در زمان مشخص شده به انجام کار هایی با اولویت بالا بپردازید. متمرکز شدن بر روی یک کار نیز یکی از روش ها و تکنیک های مدیریت زمان می باشد. سعی کنید فقط روی یک کاری که در نظر گرفته اید متمرکز شوید و به هیچ عنوان چند کار را همزمان با هم انجام ندهید. انجام چند کار با همدیگر سبب می شود راندمان شما کاهش پیدا کند. به این صورت نمی توانید کار ها را پیش ببرید.
همچنین نتوانید هیچ کاری را به بهترین نحو ممکن انجام دهید. اگر چند کار را به صورت همزمان انجام دهید نمی توانید بر روی تمام کار ها تمرکز داشته باشید. مشخص کردن زمان یک تکنیک عالی محسوب می شود. داشتن مدیریت زمان برای انجام هر کاری باعث می شود شما به انجام آن کار متعهد بوده و بتوانید کار مورد نظر را در زمان مشخص شده به پایان برسانید. اگر در بازه زمانی که مشخص کردید کار مورد نظر شما به اتمام نرسد باید برگردید و آن کار را به پایان برسانید. شما با مدیریت زمان می توانید زمان را در دستان خود بگیرید. به این صورت می توانید بهترین اقدامات را نسبت به هوشمندی خود انجام دهید.
بررسی قدرتمندترین تکنیک مدیریت زمان
می توان گفت قدرتمندترین روش مدیریت زمان تهیه یک لیست از کار های روزانه است. نوشتن تمام کار های روزانه و برنامه ریزی برای کار ها بر اساس اولویت بندی، یکی از قدرتمندترین تکنیک های مدیریت زمان می باشد. همواره مدیران موفق از قدرتمندترین تکنیک یعنی نوشتن استفاده کردند و توانستند نتایج بسیار عالی به دست بیاورند. شما باید هر روز لیست کار های روز بعد خود را یادداشت کرده و در روز بعد تمام آن ها را مو به مو انجام دهید. به این صورت بعد از انجام کار ها در کنار آن ها یک تیک زده تا مطمئن شوید که تمام آن ها را به بهترین نحو ممکن به اتمام رساندید و چیزی از قلم نیفتاده است.
نوشتن لیست کار های روزانه باید به عادت روتین شما تبدیل شود و شما هر روز این کار را انجام دهید. در نگاه اول ممکن است این کار بسیار ساده باشد. اما ممکن است تا حدودی زمان شما را بگیرد. پس باید با دقت و حوصله کار های روزانه خود را یادداشت کنید و برای آن زمان بگذارید.
این مطلب ادامه دارد…