مدیریت زمان و برنامه ریزی، یک مهارت مهم و حیاتی در زندگی تلقی می شود که بهره وری را افزایش می دهد. در واقع، یکی از مهمترین مهارت های است که هر فرد باید بداند. این مهارت به شخص اجازه می دهد تا طبق الویت های خود، زمان را به بهترین نحو ممکن سپری کند و از انجام کار های غیر ضروری، خودداری کند. همچنین، می تواند تاثیر بسیار مثبتی در زندگی افراد داشته باشد. همه ما در روز 24 ساعت زمان داریم. اما چطور می شود که بعضی افراد به کار های بیشتری در این زمان می رسند و برخی دیگر نه؟
مفهوم زندگی ما در کار هایی خلاصه می شود که در طول روز انجام می دهیم. در نتیجه باید راهی پیدا کنیم تا از هرج و مرج و نابسامانی زندگی خود، جلوگیری کنیم. در مدرسه، کار و زندگی روزمره، ممکن است با افرادی برخورد داشته باشیم که از همه زمان خود به بهترین نحو، بهره می برند. ما در این مقاله قصد داریم به بررسی این موضوع که چطور زمان خود را مدیریت کنیم و مدیریت زمان و برنامه ریزی چه تاثیری بر روند زندگی ما دارد، بپردازیم. پس اگر در مدیریت کارهایتان به مشکل خورده اید، این مقاله برای شماست.
اهداف مدیریت زمان چیست؟
داشتن هدف در مدیریت زمان برای هر فردی، ضروری است. این اهداف، جدا از این که سمت و سوی حرکت شما را مشخص می کنند؛ سبب تعادل بین کار و زندگی شخصی شما نیز می شوند. همچنین با کمک به الویت بندی رویداد ها و به حداکثر رساندن بهره وری، شما را در رسیدن به موفقیت یاری می کنند. در جواب سوال اهداف مدیریت زمان چیست؟ باید بگوییم که بستگی به نیاز های فرد یا کسب و کار دارد. ما در این جا، بعضی نمونه های رایج را برایتان آورده ایم:
- اولویت بندی وظایف و تعیین الویت ها بر اساس سطح اهمیت.
- شناسایی حذف فعالیت هایی که سبب اتلاف وقت می شود، مانند رسانه های اجتماعی و ….
- گذاشتن بلوک های زمانی خاص برای فعالیت ها در جهت به حداکثر رساندن بهره وری فرد.
- محول کردن وظایف کم اهمیت به دیگران برای تمرکز بر وظایف پر اهمیت با الویت بالا.
- بهبود بهره وری و بالابردن بازدهی برای رسیدن به اهداف.
- کاهش استرس و تنش های هنگام کار کردن.
- ارتقای اعتماد به نفس و احساس خوب به سبب بهره وری بیشتر.
- افزایش موفقیت و ارتقای سطح زندگی.
مدیریت زمان در زندگی به شما کمک می کند واقع بین باشید.
چرا در مدیریت زمان و برنامه ریزی شکست می خوریم؟
آیا همیشه این احساس می کنید که یک کار مهم را فراموش کرده اید؟ با این حساب در الویت بندی و مدیریت کردن زمانتان، شکست خورده اید. در ادامه به بررسی چند مورد از مواردی که باعث می شود در مدیریت زمان شکست بخوریم، خواهیم پرداخت:
- عدم تعیین اهداف دقیق: اگر هدف مشخصی نداشته باشید، ممکن است به سمت اهداف نامشخصی را بیابید.
- عدم برنامه ریزی درست: نداشتن یک برنامه اصولی و مناسب، باعث می شود تا الویت ها جابجا شود و از انجام کار های ضروری، عقب بمانید. چرا که سطح انرژی ما در طول روز متفاوت است در نتیجه اگر برنامه درستی نداشته باشیم؛ نمی توانیم وظایفمان را به خوبی انجام دهیم.
- حواس پرتی های مداوم: استفاده مداوم از تلفن همراه و شبکه های اجتماعی، سبب کاهش تمرکز و بهره وری خواهد شد. در این حالت، مدیریت کردن زمان برای فرد، دشوار خواهد بود.
- عدم مدیریت استرس: استرس و اضطراب، باعث می شود تا افراد نتوانند به بهترین شکل ممکن از زمان خود بهره ببرند.
شروع دیر هنگام روز: اگر روزتان را زود شروع نکنید، احتمالا تمام تلاشهای شما برای انجام به موقع وظایف با شکست مواجه خواهد شد. همه افراد موفق از این قانون نانوشته، پیروی می کنند. وقتی روز را زودتر شروع می کنید، این یعنی لازم نیست وظایفتان را با عجله انجام دهید و برای هرکدام از آن ها، زمان کافی دارید.
4 راهکار برای مدیریت زمان و برنامه ریزی
- الویت های خود را شناسایی و تعیین کنید: برخی از فعالیت های روزانه، مهمتر از برخی دیگر هستند. مثلا ممکن است کار A، مهلت تحویل زودتری نسبت به کار B داشته باشد. یا اینکه شاید کار A، سخت تر از کار B باشد. در نتیجه، نیاز به نیروی بیشتری دارد. پس در اینصورت، باید ابتدا کار A را انجام دهیم. می توانید از روش معروف ماتریس آیزنهاور در الویت بندی کارها، بهره بگیرید. این روش به افتخار دوایت دی آیزنهاور، رئیس جمهور پیشین ایالات متحده که به خاطر انضباط و نظمش، بسیار شناخته شده بود؛ نامگذاری شده است.
- از انجام چند وظیفه باهم اجتناب کنید: در حالی که ممکن است بسیاری از مردم توانایی های شما را در انجام چندین کار باهم، تشویق کنند؛ اما حقیقت این است که این موضوع، بهره وری شما را پایین می آورد. اگر می خواهید یاد بگیرید که چگونه زمان تان را مدیریت کنید، لازم است بدانید که چطور باید تمام توجه خود را بر روی یک کار بگذارید.
- حجم کاری را متناسب با توانایی هایتان تنظیم کنید: مطمئن شوید، حجم کاری که قبول کرده اید، بیشتر از توانایی های شما نیست. اگر وظایفتان بیش از توانتان باشد؛ بر روی مدیریت زمان و روحیه شما، تاثیر منفی خواهد گذاشت.
- از برنامه های مدیریت کننده زمان استفاده کنید: این برنامه ها با آلارم هایی که دارند، موجب می شوند تا وظایفتان را فراموش نکنید و هر کدام از آن ها را در زمان مشخص شده، انجام دهید. برنامه های Todoist، RescueTime، Trello و Focus Booster می توانند در این حوزه موثر باشند.
این مطلب ادامه دارد… .