اهمیت استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات برای سازمان ها

منظور از مدیریت اطلاعات چیست؟

مدیریت اطلاعات که به اختصار به آن mis نیز می گویند، مانند مکانی عمل می کند که اطلاعات در آن نگهداری و پردازش می شوند. این اطلاعات به صورت سازماندهی شده در سیستم اطلاعاتی نگهداری می شوند و در نهایت در اختیار مدیران سازمان برای شناخت بهتر سازمان قرار می گیرند. در نتیجه می توان روی این اطلاعات برنامه ریزی کرد و برای آنها به بهترین شکل ممکن تصمیم گرفت. آیا می دانید معنی واژه مدیریت منابع اطلاعاتی چیست؟ در حقیقت اطلاعات در این سیستم، نرم افزارهای اطلاعاتی به واسطه پایگاه داده اطلاعات را دسته بندی می کنند. پس از آن اطلاعات بر اساس فیلترهای موجود دسته بندی شده و برای بهبود روند کار در اختیار مدیران سازمان قرار می گیرند.

طراحی و پیاده سازی سامانه های اطلاعات مدیریتی مزایای بسیار زیادی دارد. به همین علت باید بگوییم امروزه بسیاری از سازمان ها و شرکت های بزرگ از این سیستم برای نگهداری و پردازش اطلاعات مربوطه استفاده می کنند. خوب است تا بدانید ذخیره، پردازش و فیلتر این اطلاعات برای سازمان ها و برای مدیران به شدت مورد اهمیت قرار دارد. استفاده از این سیستم مدیریتی باعث سهولت در انجام پردازش ها و همچنین بالا رفتن سرعت در انجام کارها می شود. یک سری مهارت ها در کسب و کار با استفاده از سیستم مدیریت منابع اطلاعات تقویت می شوند. این ویژگی باعث محبوبیت بیشتر سیستم مدیریت اطلاعات شده است. همچنین این سیستم به داشتن اطلاعات یکپارچه برای سازمان کمک زیادی می کند.

هدف از طراحی و پیاده سازی سامانه های اطلاعات مدیریتی چیست؟

حالا که با مفهوم مدیریت اطلاعات آشنا شدید شاید بپرسید هدف اصلی از طراحی و پیاده سازی این سامانه ها چیست؟ در واقع با کمک مدیریت منابع اطلاعات می توان به اهداف زیر دست پیدا کرد:

• ایجاد ارزش در کسب و کار

یکی از مهمترین اهدافی که در این سیستم مدیریتی دنبال می شود، ایجاد ارزش در کسب و کارها است. با استفاده از این سیستم مدیریتی می توان ارزش و جایگاه یک کسب و کار یا تجارت را مشخص نمود و از آن در راستای رسیدن به هدف استفاده کرد.

• به کارگیری تکنولوژی

آیا می دانید یکی دیگر از اهداف مدیریت منابع اطلاعاتی چیست؟ در حقیقت به کارگیری تکنولوژی برای تحقق اهداف یکی دیگر از مهمترین مواردی است که در این سیستم ها دنبال می شوند.

• بهبود توانمندی ها

در سیستم مدیریت اطلاعات، اهداف مختلفی وجود دارند. یکی از این اهداف، بهبود توانمندی از نظر تکنولوژی، سازمانی و همچنین منابع انسانی است. این موضوع در رشد و توسعه کسب و کار اهمیت بسیار زیادی دارد.

• امکان دسترسی آسان و سریع به اطلاعات

در این سیستم، امکان دسترسی ساده و سریع به اطلاعات وجود دارد. به همین علت باید بگوییم پیاده سازی این سیستم برای سازمان ها به بهبود روند کارها کمک فراوانی می کند.

سطوح مختلف در این سیستم چیست؟

در سیستم مدیریت اطلاعات سطوح مختلفی وجود دارد. این سطوح بر اساس نوع سازمان تعیین می شوند. در ادامه شما را با سه سطح از این سیستم مدیریتی آشنا می کنیم.

راهبردی: در این سیستم مدیران ارشد سازمان ها می توانند در رابطه با سازمان تصمیم گیری کنند.

مدیریتی: در این سطح از سیستم مدیریتی، مدیران می توانند در رابطه با فعالیت های اداری تصمیم گیری کنند و پیگیری های لازم را انجام دهند.

عملیاتی: در این سیستم، اطلاعات اساسی در اختیار مدیران عملیاتی قرار خواهد گرفت.

پرکاربردترین و پرطرفدارترین سیستم مدیریت اطلاعاتی کدام است؟

بر اساس استخراج داده ها و ایجاد گزارش، سیستم های مدیریتی اطلاعات به انواع مختلفی تقسیم بندی می شوند. همچنین خوب است تا بدانید بر اساس نوع نیاز، نحوه استفاده از این سیستم ها نیز متفاوت است. آیا می دانید پرکاربردترین سیستم منابع اطلاعاتی چیست؟ در ادامه شما را با انواع پرکاربرد و پرطرفدار این سیستم ها آشنا خواهیم کرد.

• سیستم گزارش دهی مدیریت

یکی از انواع پرکاربرد سیستم مدیریت اطلاعاتی، سیستم اطلاعات مدیریت است. در این سیستم گزارش هایی مبنی بر امور مالی و عملیاتی برای تمام سطوح مدیریتی طراحی شده است. معمولا این سیستم توسط مدیران و برای تهیه گزارش های منظم و همچنین مقایسه عملکردهای مالی استفاده می شود.

سیستم فروش و بازاریابی

آیا می دانید یکی دیگر از پرطرفدارترین سیستم مدیریت منابع اطلاعاتی چیست؟ در حقیقت مدیریت برای عملکردهای فروش و بازاریابی سازمان ها از دیگر سیستم های مدیریتی اطلاعاتی پرطرفدار هستند. در این سیستم ها میزان خرده فروشی، فروش هر محصول، توسعه فروش، مدیریت کانال توزیع، قیمت گذاری و تبلیغات و… بررسی می شوند.

• سیستم مالی و حسابداری

از دیگر سیستم های پر کاربرد در مدیریت اطلاعات، سیستم مالی و حسابداری است. در این سیستم، دارایی ها و سرمایه های یک سازمان با دقت بررسی و پردازش می شوند. همچنین در این سیستم گزارش های مالی سالانه نیز بررسی می شود.

• سیستم منابع انسانی

آیا می دانید مهمترین و پر استفاده ترین سیستم مدیریت منابع اطلاعاتی چیست؟ سیستم منابع انسانی است که در آن سیستم اتوماسیون اداری و سیستم اطلاعاتی همکاری دارند. در نتیجه این دو سیستم به کنترل جریان اطلاعات در سازمان کمک زیادی می کنند.

فرآیند مدیریت اطلاعات به چه صورت است؟

آیا می دانید فرآیند مدیریت اطلاعات به چه صورت است؟ در این پروژه ها، مدیریت کردن اطلاعات باید از جانب نیروی انسانی به گونه ای انجام شوند که تصمیم گیری ها در آن به صورت آگاهانه و مقرون به صرفه باشد. به طور کلی در ادامه به این موضوع می پردازیم که فرآیند مدیریت منابع اطلاعاتی چیست و به چه صورت انجام می شود.

• جمع آوری اطلاعات

طراحی و پیاده سازی سامانه های اطلاعات مدیریتی در درجه اول با هدف جمع آوری اطلاعات انجام می شوند. این اطلاعات می توانند به اشکال مختلفی اعم از فایل های صوتی و ویدئویی، اسناد و مدارک کتبی و یا هر نوع سند الکترونیکی جمع آوری شوند.

• ذخیره اطلاعات

در گام بعدی، هدف از ذخیره اطلاعات و نگهداری از آنها مشخص می شود. پس از تجزیه و تحلیل اطلاعات و همچنین شناسایی روند و الزامات قانونی، اطلاعات مورد نیاز به درستی شناخته شده و ذخیره می شوند.

• انتشار

در مدیریت اطلاعات یک سری سوالات مطرح می شوند که پاسخ این سوالات می تواند راهنمای مسیر باشد. به طور مثال سوالاتی از این قبیل که اطلاعات در چه قالبی باید منتشر شوند، چند بار و با چه پروتکل های امنیتی؟ و بسیاری از این قبیل سوالات.

• بایگانی

یکی دیگر از فرآیندهای این سیستم مدیریتی به بایگانی ارتباط دارد. بایگانی اطلاعات بر اساس سیاست های سازمان و همچنین اولویت ها آن انجام می شود.

• تخریب

می توان در مورد اطلاعاتی که ذخیره آنها هزینه های نگهداری را در بر دارد، تصمیم گرفت. گاهی اوقات نیاز است تا برخی اطلاعات تخریب و از بین برده شوند تا اطلاعات جدیدی جایگزین آنها شوند.

مزایای استفاده از سیستم مدیریتی اطلاعات برای سازمان ها چیست؟

آیا می دانید مزایای استفاده از سیستم مدیریت اطلاعاتی چیست؟ جمع آوری و پردازش اطلاعات در این سیستم چه مزایایی دارد؟ چرا طراحی و پیاده سازی سامانه های اطلاعات مدیریت تا به این حد مورد توجه قرار گرفته است؟ در اینجا به مزایای این سیستم برای کسب و کارها و سازمان ها اشاره خواهیم داشت.

• کمک به بهبود وضعیت سیستم های ارتباطی در کسب و کارها

یکی از مهمترین مزایای سیستم مدیریتی اطلاعات، تعامل آسان و سریعی است که بین مدیران یک سازمان و زیرمجموعه های آن انجام می شود. در این وضعیت باید بگوییم سیستم های ارتباطی بهبود پیدا می کنند و در وقت و زمان صرفه جویی می شود. البته ناگفته نماند که وضعیت کارایی نیز بهبود پیدا می کند.

• کمک به مدیریت عملکرد بهتر سازمان ها

از دیگر مزایای این سیستم، کمک به مدیریت عملکرد بهتر سازمان ها است. باید در نظر داشته باشید که با اطلاعات به دست آمده می توان مدیریت بهتر و نظارت بهتری روی اطلاعات داشت. در نتیجه باید بگوییم این سیستم در ارزیابی و انجام فعالیت ها به شما کمک شایانی می کند.

• تصمیم گیری بهتر برای کسب و کار

از دیگر مزایای استفاده از این سیستم مدیریتی در سازمان ها، تصمیم گیری بهتر و صحیح تر برای کسب و کار است. زمانی که اطلاعات بر اساس نیازها و اولویت های سازمان فیلتر و تحلیل شوند، قطعا دسترسی به آنها ساده تر خواهد بود. همچنین نگهداری اطلاعات به روز برای تصمیم گیری در مورد سازمان مزایای بسیار زیادی دارد.

با توجه به مزایایی که سیستم مدیریت اطلاعات برای کسب و کارها و سازمان ها دارد باید بگوییم استفاده از آن برای بهبود عملکردهای سازمان بسیار مهم است. همچنین باید در نظر داشت که این سیستم نقش بسیار مفید و موثری را در تولید اطلاعات، ارتباط و شناسایی مشکل ایفا می کند. بنابراین استفاده از آن به تصمیم گیری بهتر در مورد سازمان کمک کرده و باعث رشد و توسعه کسب و کار می شود.